Excel-Buchhaltung ist nicht ordnungsgemäß

Immer wieder werde ich von Unternehmern mit der Frage nach einer Buchhaltung in Excel konfrontiert. Man wäre ja nicht buchführungspflichtig lautet das Argument.

Sorry Leute, das geht so nicht. Erstens meint die Abgabenordnung mit Buchführungspflicht die Bilanzierung. Der Begriff geht also an der Buchhaltung für Kleinstunternehmen vorbei. Zweitens erkennt das Finanzamt keinerlei Buchhaltungsunterlagen (wie Kassenbuch, Fahrtenbuch oder etwas anderes) mit Excel erstelltes an, mit der Begründung, daß diese Tabellen ja jederzeit geändert werden können. Kassenbücher und Fahrtenbücher müssen daher immer handschriftlich verfaßt werden.

Na und? Bekomme ich oft als Antwort. Hmmm, das kann einem Steuerpflichtigen egal sein, sofern er/sie nicht geprüft wird. Ein Steuerprüfer wird dann mal schnell die komplette Buchhaltung verwerfen und anfangen zu Schätzen. Was bei der Schätzung raus kommt ist aber selten im Sinne des Unternehmers.

Bleibt also prinzipiell nur die Buchhaltung beim Steuerberater oder mit einem Buchhaltungsprogramm. Wer seine Buchhaltung mit einem Programm auf dem eigenen Rechner erledigt, sollte bitte darauf achten, daß das Programm in der Lage ist „GdPdU“-Daten (Steuerprüfungsdaten) auszugeben. Natürlich sollten die Daten auch gesichert werden, da diese ja mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden müssen! Auch das Programm muß dann noch funktionstüchtig sein. „GdPdU“ ist deshalb wichtig, da Steuerprüfer die elektronische Lieferung der Buchungsdaten verlagen können (laut Abgabenordnung). Ist das nicht möglich, darf der Steuerprüfer wieder verwerfen und schätzen.

von Stefan Scholz, 02.04.2014